Datenschutz

Präambel
Die Handballspielgemeinschaft Grüppenbühren/Bookholzberg (nachfolgend HSG) verarbeitet
in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der
Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).
Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes
zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit
personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die
nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Die HSG verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern der Stammvereine TSV

Grüppenbühren-Bookhorn e.V. und Bookholzberger TB sowohl automatisiert in EDV-
Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten

Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an

Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-
Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle

Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Die HSG verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede
Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein
Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet die HSG insbesondere die
folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße,
Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und
ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der
gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Handballverband Niedersachsen, werden
personenbezogene Daten der Mitglieder an diesen weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine
Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb des Handballverbandes beantragen (z.B.
Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen bzw. an Schulungen/Fortbildungen
teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Aktivitäten der HSG werden personenbezogene
Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die
Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse,
Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten
Personen.
4. Auf der Internetseite der HSG werden die Daten der Mitglieder des Vorstands und weiterer
Funktionsträger mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung in der HSG
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach
§ 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Datenschutzbeauftragten zugeordnet.
Der Datenschutzbeauftragte stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO
erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen
zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern in der HSG (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern)
insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim
Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit
zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Mitglieder nur herausgegeben
werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von
Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen
Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine
solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der
Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als
Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren
initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen
Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail hat die HSG einen vereinseigenen E-Mail-Account:
info@landkreishsg.de eingerichtet, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation
ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet
werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HSG, die Umgang mit personenbezogenen Daten
haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Trainer und Betreuer, Zeitnehmer und Sekretäre), sind
auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da in der HSG in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten
Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat die HSG einen
Datenschutzbeauftragten benannt.
Als Datenschutzbeauftragter wurde Frau
Claudia Jüchter
Klingenhagen 16
27777 Ganderkesee
email: c.juechter67@gmail.com
ernannt.
Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat
sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Die HSG unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand, der die Aufgabe an den
Webmaster delegiert hat.
Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand und dem Webmaster vorgenommen
werden.
2. Der Vorstand, der Webmaster und der Datenschutzbeauftragte sind für die Einhaltung der
Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Es wird nur ein Internet- und Facebookauftritt der HSG betrieben.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HSG dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen
Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –
weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese
Datenschutzordnung können mit dem Ausschluss aus der HSG, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand der HSG am 15.08.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage der HSG in Kraft.